Помилку не дає зробити
Зараз таблиця приймає що завгодно: запис без суми, статтю, вписану від руки, той самий рядок двічі. Система такий запис просто не збереже і скаже, чого не вистачає.
Дві дії з телефона замість тринадцяти тисяч галочок у таблиці щомісяця. Ваші таблиці залишаються на місці — змінюється тільки те, як дані в них потрапляють. І зʼявляється екран, де видно результат, не відкриваючи жодного файлу.
Ми прочитали обидва файли по клітинках. Облік працює: гроші сходяться, зарплата рахується. Люди теж працюють нормально — справа не в дисципліні. Справа в тому, що частину даних просто нема звідки взяти, а частина перевірок у файлі зламана й тихо показує нулі.
Ми не переписуємо вашу систему і не чіпаємо розрахунок зарплати. Змінюємо одне: де саме люди вносять дані. Замість таблиці в кінці дня — телефон у момент, коли подія сталася. І з перевіркою на місці, щоб неповний запис просто не зберігався.
Кожна година має джерело: відмітка з телефона чи планшета — або ручне проставлення асистентом із підставою. Ці два типи видно окремо, і директор щодня бачить їхнє співвідношення.
Витрата не зберігається без суми і статті зі списку. Фото чека знімається камерою одразу; готівкова витрата без чека підсвічується менеджеру, а схожий запис за той самий день система перепитує.
| Що відбувається | Зараз | Як буде |
|---|---|---|
| Людина вийшла на зміну | половину штату перевірити нічим | відмічається з телефона, система бачить, що він на місці |
| Заповнення табеля | 13 463 галочки руками за місяць | заповнюється сам, менеджер тільки погоджує |
| Витрата без суми | зберігається | не зберігається |
| Зарплата фрілансу | вносять двічі, у два файли | вносять один раз, потрапляє в обидва |
| Чек до витрати | збирають окремо в кінці місяця | сфотографований і прикріплений одразу |
| Касовий день не закрито | видно в кінці місяця | видно того ж дня |
Зараз таблиця приймає що завгодно: запис без суми, статтю, вписану від руки, той самий рядок двічі. Система такий запис просто не збереже і скаже, чого не вистачає.
Коли каса не сходиться, менеджер пише словами: «мінус 213, оплачено вчора». Прочитати це може тільки людина, у звіт воно не потрапляє. У системі для суми й причини є окремі поля — тому розбіжність видно у звіті, а не тільки в примітці.
Людина забула відмітитись — нормальна ситуація, менеджер проставить години сам. Але з поясненням і під своїм імʼям. У кінці місяця видно, скільки таких ручних правок зробив кожен менеджер.
Це не картинка, а робочий макет. Усі кнопки натискаються, між розділами можна ходити, дії скасовуються. Видно і те, що бачить кухар у телефоні, і те, що бачить менеджер при закритті дня, і вашу власну панель. Пройти все — три хвилини.
Перемикачі ролі й пристрою — угорі сторінки. Праворуч список екранів, по ньому можна стрибати. Усередині телефона працює нижнє меню, як у звичайному застосунку.
Це один і той самий прототип: ті самі екрани, ті самі кнопки, та сама логіка. Різниця тільки в оформленні — щоб було з чого обрати.
Свій графік на сьогодні. Дві кнопки: прийшов і пішов. Свої години за місяць — щоб побачити помилку одразу, а не в день зарплати. Якщо смартфона немає, те саме робиться на планшеті біля службового входу за особистим кодом.
Хто вже на місці, а хто ні. По тих, хто не відмітився, ставить години сам — з поясненням. Вносить витрати: стаття, сума, фото чека. Окрема швидка форма для фрілансу. У кінці дня закриває касовий день.
Вранці приходить коротке повідомлення: скільки змін у графіку, скільки з відміткою, скільки проставлено вручну, витрати за вчора, чи закрита каса. Якщо все спокійно — можна не відкривати нічого. Якщо ні — на компʼютері є панель, де видно деталі аж до конкретної людини.
Ті самі таблиці, що й зараз, — але заповнені, з чеками й без пропусків. Табель формується сам. Нічого нового вчити не треба: змінюється не файл, а якість того, що в нього приходить.
Система стає між людьми і вашими таблицями. Усе, що працює зараз, продовжує працювати. Якщо систему вимкнути, облік просто повернеться до ручного — нічого не загубиться.
Формули, ставки, відсотки й бонуси залишаються вашими. Ми не переписуємо їх — ми даємо їм чисті дані.
Кухня, вантажники, посудомийниці, прибиральниці. Стільки годин за липень не підтверджені нічим, крім слова менеджера.
Сервер, база, фото чеків і сам код. Нічого не залишається привʼязаним до нас.
Пройдіть прототип — швидше за все, по дорозі зʼявляться питання й «а якщо». Це нормально і навіть корисно: саме з них складається робочий сценарій. Запишіть їх, обговоримо на зустрічі разом із тим, що ми не змогли зʼясувати з файлів.